Domein 04
Facturatie en backoffice automatiseren.
De backoffice is alles wat achter de schermen moet kloppen: de facturatie, de inbox, de HR administratie. Wij laten dat stil doorlopen, zonder stapels en zonder achterstand, zodat uw mensen op de vloer kunnen blijven.
Het is de stapel die niemand mist zolang hij klein blijft. Facturen die nog gecodeerd moeten worden, mails die iemand nog moet doorzetten, urenstaten die voor de verwerking kloppend gemaakt worden. Wij nemen die voorbereiding over. Het aftekenen blijft bij uw administratie.
Wat wij overnemen
Het werk dat elke maand op dezelfde vrijdag terugkomt.
- Facturatie
- Inkomende en uitgaande facturen worden herkend, gematcht en klaargezet ter controle. Uw administratie tekent af in plaats van over te tikken.
- Inboxbeheer
- Mails worden gesorteerd, beantwoord waar het kan en doorgezet waar het moet. De inbox blijft leeg zonder dat u hem leegwerkt.
- HR administratie
- Urenstaten, contracten en verlof worden bijgehouden en klaargezet voor verwerking.
De laatste vrijdag van de maand
De laatste vrijdag van de maand betekende vorige keer een middag facturen matchen en een inbox die niet leegraakte.
- Nu
- Die middag ziet er zo uit: facturen die naast de bestellingen gelegd worden, een leverancier die belt over een bedrag dat twee weken geleden al betaald is, en een mailbox waarin het antwoord van vorige week ergens onder ligt. Het lukt, maar het lukt op vrijdagavond.
- Straks
- De facturen staan klaar ter controle, gematcht met de levering en gecodeerd zoals uw boekhouder ze aanlevert. De leveranciersmails zijn gesorteerd en beantwoord waar dat kon, de urenstaten kloppen al. U tekent af en gaat naar huis.
Voorbeeldweergave
Dagrapport · 07:00
- mails afgehandeld
- 43
- kamers gepland
- 18
- signalen gemeld
- 6
Opgesteld door het systeem, goedgekeurd door uw team.
Waar het op aansluit
De backoffice raakt de meeste systemen tegelijk.
Juist daar zit het overtypen. Wij laten de gegevens tussen die systemen lopen in plaats van door uw administratie.
- Boekhouding
- Facturen komen gecodeerd binnen in het pakket dat u al gebruikt, in de vorm waarin uw boekhouder ze wil ontvangen.
- PMS
- Kamer en verblijfsomzet, zodat een factuur aan een bedrijf of een reisorganisatie klopt met wat er werkelijk is verbleven.
- Kassa
- De dagomzet van restaurant en bar, uitgesplitst zoals uw grootboek hem verwacht.
- De inbox waar facturen, vragen en herinneringen door elkaar binnenkomen, gesorteerd op wat een antwoord nodig heeft.
Meetbaar
Wat een maand zonder stapels oplevert.
43
facturen per week automatisch klaargezet ter controle
2 uur
minder inboxwerk per dag
0
stapels op het bureau aan het eind van de maand
Indicatieve cijfers, per huis verschillend
Wat handwerk blijft
Vrijgeven doet uw administratie.
Een factuur wordt gelezen, gematcht en klaargezet, en daar houdt het op: niemand anders dan uw administratie geeft hem vrij voor betaling. Wat afwijkt van de bestelling of van de levering komt apart in beeld, met de reden erbij, in plaats van mee te schuiven in de stapel goedgekeurde stukken. Mails aan leveranciers gaan langs uw administratie voordat ze de deur uit gaan, en een bedrag dat het systeem niet zeker weet blijft staan tot iemand ernaar heeft gekeken.
De eerste vier weken
Tot de eerste stapel verdwijnt.
Een indicatie. Een maand met veel uitzonderingen loopt anders dan een rustige maand.
Week 1
Wij kijken een maand terug: welke facturen komen elke keer terug, welke mails kosten de meeste tijd, en waar loopt het vast.
Week 2
De vaste leveranciers worden herkend en de eerste facturen komen klaar te staan. Uw administratie corrigeert wat het systeem misleest.
Week 3
De uitzonderingen komen erbij. Meestal wordt hier duidelijk welke leverancier zijn factuur zo aanlevert dat geen mens en geen systeem hem kan lezen.
Week 4
Uw administratie werkt in het nieuwe ritme en houdt de oude route nog een maand achter de hand. Pas daarna gaat die eruit.
De grens
Wat wij hier niet oplossen.
Een backoffice die vastloopt op afspraken die nergens staan, wordt hier niet vanzelf beter. Zijn er drie manieren om een inkoopfactuur goed te keuren, dan kiest uw huis er eerst één. Wij kunnen dat gesprek voeren, overslaan kunnen wij het niet. En een boekhoudpakket dat geen koppeling toestaat blijft een pakket zonder koppeling: dan zit de winst in de voorbereiding en niet in de verwerking.
Een mens tekent af op wat telt en uw administratie traint geen enkel model.
Zo gaan wij met uw data omWij lichten uw operatie door en rekenen na wat elk proces u nu kost. Uw PMS, OTA portalen en boekhouding blijven staan, wij vervangen niets zonder reden. Een eerste gesprek verplicht tot niets.